文書作成ってホントに必要？-No.2
こんばんは。キリンメロンです。
前回のブログをお読みいただき、
文章作成の重要さは伝わったかと思います。
それでも仕事上、
困らない文章を作成するには
何から手をつければ良いか、
どうすれば良いか困っていませんか？
今回は、
これさえ押さえておけば合格ライン
というポイントをお伝えします。
実務で求められる
ビジネス文書とは、、、
①読む人にとって、簡潔明瞭で読みやすい。
②読む人にとって、趣旨・内容が論理的で納得材料になる。
③読む人にとって、失礼のない礼儀をわきまえた表現が出来ている。
上記3点です。
お気づきかと思いますが、
全て『読む人にとって』が入ってますね。
仕事を依頼する人の
意図が反映されていないものは、
どんなに素晴らしい
文章でもNGです。
例えば、、、
数日で提出して欲しいのに、
凝りに凝って締め切りを過ぎてしまう
などは、自己満足にすぎず、
相手は求めていません。
文書全体を見渡し、
全体のリズムを大切に、
書き手ではなく、
読む人を考慮した
文書作成を意識してください。
相手が理解できなければ、
その文書は意味のないもの
になってしまいます。
最初から、
100点を目指さなくて良いです。
まずは大切なところを押さえて、
文章作成を続けてください。
そのうち自分なりに、
こうしたほうが伝わりやすいかな？
そんな想いが出てくるようになりますよ。
そうなったらしめたものです。
改行や伝え方、
送るタイミングなど
自分で気づいた点があれば、
周りの人たちに、これで良いのか確認してみてください。
では、今回のポイントおさらいです。
１．文章作成には、これさえ押さえておけば合格ラインというポイントがある。
２．文章を読む人の意図を考え、相手が理解できる文章を作成する。
３．文章作成を行う中で、気づいた点は周りの人たちに確認してもらう。
必ずくる未来を信じて、また次回です。